Переход на электронные трудовые книжки. Основные моменты.

Переход на электронные трудовые книжки. Основные моменты.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, что следует из ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). В настоящее время она ведется исключительно в бумажной форме.

О том, когда будут заменены бумажные носители электронных трудовых книжек на электронные, было много разговоров, дискуссий, разногласий.

Наконец-то, все необходимые для этого законы приняты, подписаны и опубликованы, и с 2020 года работодатели должны будут заменить бумажные трудовые книжки на электронные при наличии определенных обстоятельств, поскольку это уже не разговоры, а  реальность.

Сразу стоит отметить, что электронная трудовая книжка, которая будет реализована только в цифровом формате, по содержанию почти ничем не отличается от бумажного носителя.

Какие сведения будут учтены в электронной трудовой книжке (далее – ЭТК):

  • информация о работнике,
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу, 
  • место работы, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение),
  • должность, профессия, специальность, квалификация, 
  • структурное подразделение, вид поручаемой работы, 
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа),
  • причины прекращения трудового договора

Однако в электронном отчете (ЭТК) не будет сведений об образовании, обучении, награждениях и ряда других сведений, присутствующих в трудовой книжке.

При необходимости, их можно будет предоставить работодателю в виде копий документов, заверенных у прежнего работодателя. Идентификация работника будет проводиться по номеру СНИЛС. Таким образом, в электронной трудовой книжке будут отражаться только сведения, необходимые для формирования пенсионных прав работника.

Надеемся, что при заполнении ЭТК сложностей у работодателя не возникнет.

Сроки перехода на ЭТК

Однако появление цифрового аналога трудовой книжки накладывает на работодателей новые обязанности, причем к их исполнению рекомендуем приступить уже сейчас, не дожидаясь начала 2020 года, так как взаимодействовать работодателю придется не только с работниками, но и с ПФ РФ, причем в строго определенные сроки. Переход будет постепенным с 2020 года до окончания 2021 года, причем трудовая книжка на бумажном носителе будет действовать наряду с электронной трудовой книжкой. 

Так, с 1 января 2020 года нужно будет вести и бумажные, и электронные трудовые книжки. Бумажный вариант можно будет выдать на руки тому, кто напишет соответствующее заявление. До 30 июня 2020 года нужно будет уведомить каждого сотрудника о возможности отказаться от бумажного документа. После 31 декабря 2020 года для гражданина, устраивающегося на работу, сведения будут оформлять сразу в электронной форме.

Передача сведений в Пенсионный фонд по новому отчету СЗВ-ТД

Уже с 1 января 2020 года все работодатели обязаны будут ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующим за отчетным, предоставлять в ПФ РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников, на основании которых и будут формироваться электронные трудовые книжки.

Чтобы передавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности персонала, в том числе о приеме и увольнении сотрудников, работодатели будут применять форму СЗВ-ТД. Необходимо отметить, что данная форма отчета пока не утверждена, а впервые отчет уже придется подать не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля 2020 года – суббота). 

Полагаем, что к этому моменту документ успеют утвердить. 

Иными словами, если в январе 2020 года были оформлены приемы на работу, увольнения, переводы или поступили заявления от работников о выборе формата трудовой книжки, то первый отчет уже будет в феврале 2020 года.

Остановимся подробнее на том, как должен работодатель взаимодействовать с ПФ РФ

Как уже было отмечено, работодателям необходимо будет сообщить в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности своих работников в случае приема работника, его перевода, увольнения или написания им заявления о выборе формата трудовой книжки, так как именно этот орган будет хранить всю информацию, за исключением сведений о поощрениях и образовании.
За январь 2020 года сведения по форме СЗВ-ТД работодателю необходимо будет направить не позднее 15 февраля 2020 года, дополнив данными о трудовой деятельности работника в организации по состоянию на 1 января 2020 года.

Если же  к 1 января 2021 не появится повод для передачи сведений, то не позднее 15 февраля 2021 года необходимо сообщить в Пенсионный фонд о деятельности работника в организации. С 2021 года сроки уведомления  о приеме и увольнении изменяться. Работодатель должен будет направить уведомление не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В случае перевода работника на другую работу или получения от него заявления о выборе электронной или бумажной трудовой книжки  -  не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем перевода работника на другую работу или получения заявления от него.

Формировать данные о своих работниках работодатель сможет одним из способов:

  • с помощью своих программно-технических средств;
  • с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Сведения буду направляться аналогично другой отчетности в Пенсионный фонд в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью, за исключением тех работодателей, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 работников. В таком случае, сведения могут быть переданы на бумажном носителе.

Взаимодействие с работниками

До 30 июня 2020 года работодатель должен уведомить каждого работника об изменениях по трудовым книжкам и возможности сделать свой выбор в пользу бумажной трудовой книжки или электронной. Утвержденной формы уведомления нет, поэтому работодатель вправе разработать форму уведомления самостоятельно. 

В уведомлении можно указать срок для предоставления ответа, но право на принятие решения сохраняется до окончания 2020 года.

Уведомить нужно и тех работников, которые не исполняют трудовые обязанности по каким-либо причинам, но за ними сохраняется рабочее место, например, это может быть отпуск, командировка, период нетрудоспособности, отстранение от работы и т.д.

Уведомление желательно распечатать в 2–х экземплярах для работника и для работодателя. На экземпляре работодателя, работник должен расписаться в получении уведомления.

Для осуществления своего выбора работнику отводится время  - до 31 декабря 2020 года. На работников, трудоустроившиеся в 2021 году или позже, трудовые книжки будут оформлены только в электронном виде.

В целях упрощения процедуры ответа, также рекомендуем подготовить образцы заявлений работника о сделанном выборе в пользу сохранения бумажной трудовой книжки или об отказе от бумажной трудовой книжки.

Выбор сделан в пользу ЭТК:
Работодатель в таком случае выдает трудовую книжку на руки, тем самым снимая с себя ответственность за ее ведение и хранение.
Однако сведения о трудовой деятельности по запросу работника работодатель обязан будет выдать и на бумажном носителе и в электронном виде в определенные сроки:

  • не позднее 3-х рабочих дней со дня обращения работника в случае, если это было сделано в период работы;
  • и в день увольнения.

Соответственно при трудоустройстве к новому работодателю полученную информацию работник должен будет передать в распечатанном виде или же в цифровом, но подписанную электронной подписью. 
За непредставление работодателем запрошенных сведений предусмотрена административная ответственность.

Выбрана бумажная трудовая книжка или отсутствует ответ на уведомление.
В таком случае, работодатель обязан вести и трудовую книжку на бумажном носителе, и передавать сведения в Пенсионный фонд до того момента, пока работник не выберет электронный вариант.

Подводя итог всему вышеизложенному, можно сделать вывод, что работодателю в оставшийся период времени, необходимо:

  • установить программное обеспечение для передачи сведений в Пенсионный фонд, если таковое отсутствует;
  • зарегистрировать корпоративный адрес электронной почты, на который работники будут направлять запросы о предоставлении им сведений о трудовой деятельности, что предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ;
  • провести анализ внутренних локальных нормативных актов, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками, в частности дополнить их положениями, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и постепенным отказом от бумажных трудовых книжек;
  • разработать и утвердить формы уведомлений работников о переходе на электронные трудовые книжки и заявления сотрудников, которые сделают свой выбор в пользу ведения бумажных трудовых книжек.

Автор (на фото): Ирина Питунова,
юрист, эксперт в сфере трудового права, руководитель трудовой практики юридической фирмы Тимофеев / Черепнов / Калашников.